De afgelopen weken lezen we steeds meer over examenfraude in de accountancy. In de wereld van de accountancy draait alles om integriteit, professionaliteit en verantwoordelijkheid. Deze kernwaarden vormen niet alleen de basis van het beroep, maar zijn ook essentieel bij het behalen van de examens in dit veeleisende vakgebied. En juist hier zien we bij steeds meer accountantsorganisaties dat er sprake blijkt te zijn van een structureel probleem: examenfraude.

Zo schreef de Nederlandse toezichthouder op 16 oktober:

“De AFM is geschokt over de examenfraude die ook bij een tweede grote accountantsorganisatie op het hoogste niveau speelt. Bestuurder Hanzo van Beusekom wil dat Deloitte het onderzoek diepgravend uitvoert en voortvarend afrondt, zodat alle feiten boven tafel komen. De AFM zal dit scherp volgen.”

AFM, 2023

In zulke gevallen rijst de vraag hoe een accountantsorganisatie dient om te gaan met deze problematiek. Cultuur en bijbehorende gedragsverandering worden door de AFM genoemd als kern van het probleem én de oplossing. Hoewel dit zeker bijdraagt en van groot belang is op langere termijn, lost dit het probleem in het hier en nu niet op. Op korte termijn is het belangrijk om erachter te komen wat de omvang is van de examenfraude en hoe het juiste antwoord richting de toezichthouders en cliënten eruitziet.

Examenfraude – hoe te handelen

De kern van de bewijsvoering in deze situatie is digitaal materiaal. Hierin ligt de sleutel om niet alleen voor uw organisatie een beeld te krijgen van de omvang van het probleem, maar ook om adequaat naar toezichthouders te kunnen reageren. Indien uw organisatie te maken krijgt met een mogelijk examenfraudeonderzoek, zijn de volgende stappen van belang om de situatie in kaart te krijgen:

1. Breng in kaart welke medewerkers deze examens hebben gemaakt en in welke periode(n) deze examens zijn gemaakt.
2. Breng de bronnen van (digitaal) materiaal in kaart waarin mogelijk feitenmateriaal aanwezig is om duiding te geven aan het probleem.
3. Stel deze bronnen veilig, zodat deze in lijn zijn met de vereisten van zowel AFM als PCAOB. U kunt in dit geval voldoen aan eventuele informatieverzoeken indien deze niet al gedaan zijn.
4. Leg vast welke informatie is veiliggesteld. Breng voor de informatie die niet is veiliggesteld in kaart waarom dit niet het geval is. Denk hierbij aan e-mailboxen, telefoons, chat en laptops.
5. Start met het in kaart brengen van de informatie en relevante periodes waarin moet worden vastgesteld of er sprake kan zijn geweest van examenfraude.
6. Selecteer de bronnen, perioden en andere relevante criteria om uw eigen feitenonderzoek op te bouwen en verwerk deze informatie in een daarvoor geschikte omgeving.
7. Werk met een platform of omgeving waarin gestructureerd en verdedigbaar gewerkt kan worden om de huidige, en toekomstige, vragen van toezichthouders te kunnen beantwoorden. eDiscovery is hiervoor een uitstekende tool. Dit is het proces waarbij digitale gegevens worden gezocht, gelokaliseerd en beveiligd met het doel deze te gebruiken als bewijsmateriaal.
8. Lever concreet feitenmateriaal aan toezichthouders aan om zo goed mogelijk mee te werken, beeld te hebben bij de omvang van de problematiek in uw organisatie, en daar op de juiste wijze mee omgaat. Een snelle en adequate reactie beperkt de schade aan uw organisatie.
9. Zorg voor een adequaat beleid, communicatiestrategie en werkwijze om zo het probleem van examenfraude te voorzien van de aandacht die het nodig heeft.

Hoe kan FORCYD helpen?

Wanneer er sprake is van fraudeonderzoek is het van groot belang om de toezichthouder mee te nemen in uw werkwijze. Zorg dat uw overwegingen en aanpak goed uit te leggen zijn en stem waar nodig is af met de toezichthouder.

FORCYD helpt organisaties bij het uitvoeren van interne onderzoeken om mogelijke overtredingen vast te stellen en aan te pakken, en het tijdig en efficiënt te reageren op informatieverzoeken van regelgevende instanties en toezichthouders.

Meer weten hoe wij uw accountantsorganisatie kunnen ondersteunen bij deze problematiek zoals in de voorbereiding op reacties en gesprekken met toezichthouders als de AFM en PCAOB? Neem dan gerust contact op met Bas Sluijsmans of neem hier contact met ons op.

About the author

Bas Sluijsmans is partner at FORCYD in the Netherlands.

Bas played a substantial role in many notable global matters, ranging from banking and finance during the credit crisis, to over 15 years of experience in global corruption investigations, national parliamentary inquiries and a wide variety of industry specific investigations and cases in which digital evidence is key.