Die Regulierungsbehörden spielen eine entscheidende Rolle bei der Gewährleistung der Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften durch Unternehmen. In der Europäischen Union verfügen Behörden wie die Generaldirektion Wettbewerb der Europäischen Kommission(GD COMP) und die Europäische Wertpapier- und Marktaufsichtsbehörde(ESMA) über umfassende Ermittlungsbefugnisse zur Durchsetzung von Wettbewerbs- und Finanzmarktvorschriften. Darüber hinaus spielen das Europäische Amt für Betrugsbekämpfung(OLAF) und die Europäische Staatsanwaltschaft(EPPO) eine Schlüsselrolle bei der Bekämpfung von Betrug, Korruption und Finanzkriminalität zum Nachteil der finanziellen Interessen der EU. Während diese Institutionen übergreifende Durchsetzungsstandards festlegen, ist es wichtig zu beachten, dass die Ermittlungsbefugnisse und die rechtlichen Rahmenbedingungen in den einzelnen Mitgliedstaaten unterschiedlich sein können, wobei die nationalen Behörden neben der Aufsicht auf EU-Ebene ihre eigenen Durchsetzungsmechanismen beibehalten.

Zwei häufig angewandte Methoden sind Razzien im Morgengrauen und Auskunftsersuchen, die beide erhebliche Auswirkungen auf ein Unternehmen haben können. Die Folgen einer Untersuchung sind beträchtlich und können lang anhaltende Auswirkungen haben, darunter Rufschädigung, Betriebsstörungen und mögliche Geldbußen oder Sanktionen für Verstöße. Für Unternehmensjuristen ist es von entscheidender Bedeutung, auf diese Szenarien vorbereitet zu sein, selbst wenn sie unerwartet eintreten. Durch eine effektive und effiziente Reaktion auf solche Situationen können die langfristigen Auswirkungen auf das Unternehmen minimiert werden. In diesem Artikel erörtern wir, wie man solche Situationen aus der Datenperspektive am besten bewältigt.

Überfälle in der Morgendämmerung

Eine Razzia in der Morgendämmerung, eine unerwartete Durchsuchung am Arbeitsplatz, ist ein wirksames Instrument, mit dem die Behörden vor Ort Beweise sammeln können. Bei einer Razzia können sie Dokumente einsehen, Kopien von digitalen Daten anfertigen und sogar Mitarbeiter befragen. Diese Art von Ermittlungen kann unerwartet erfolgen und erfordert die sofortige Kooperation des Unternehmens. Dies stellt eine Organisation sowohl vor operative als auch vor rechtliche Herausforderungen.

Eine gute Vorbereitung ist unerlässlich, um auf eine Razzia in der Morgendämmerung wirksam zu reagieren und ihre Auswirkungen zu minimieren. Außerdem gewährleistet eine gute Vorbereitung eine bessere Zusammenarbeit. Eine unzureichende Vorbereitung kann zu Fehlern führen, z. B. zur Verweigerung der Zusammenarbeit oder zum Löschen von Daten, wodurch sich die Situation verschlimmern kann. Beide Parteien profitieren von einer Organisation, die gut auf eine Razzia im Morgengrauen vorbereitet ist.

Interne Absprachen und Kommunikation

Es ist von entscheidender Bedeutung, klare interne Protokolle darüber zu erstellen, wer informiert werden muss, wenn eine Behörde unerwartet an der Rezeption eintrifft.

• Empfangsmitarbeiter sind oft die erste Anlaufstelle. Stellen Sie sicher, dass sie ein Protokoll kennen, in dem festgelegt ist, wie sie vorgehen und wer sofort benachrichtigt werden muss. Idealerweise ein Protokoll für jede Behörde.
• Stellen Sie ein Krisenmanagementteam zusammen, das im Falle einer Razzia im Morgengrauen sofort tätig wird. Zu diesem Team gehören in der Regel unter anderem ein Syndikusanwalt, ein Datenschutzbeauftragter, ein Compliance-Beauftragter und ein externer Anwalt.
• Legen Sie eine Kommunikationsstrategie fest, wie die Nachricht innerhalb der Organisation und nach außen weitergegeben werden soll. Versuchen Sie, Panik so weit wie möglich zu vermeiden, da diese die Situation eskalieren kann.

IT-Abteilung

Die Rolle der IT-Abteilung bei Razzien im Morgengrauen ist entscheidend. Die Menge der gespeicherten Daten nimmt exponentiell zu. Die Behörden verfügen über moderne Techniken zur Beschlagnahme von Daten. Diese Tools und Software helfen bei der Suche, Identifizierung und dem Kopieren großer Datenmengen. Die Behörden kommen nicht mehr mit Kisten voller physischer Dokumente davon. Hier sind einige wichtige Punkte zu beachten:

• Stellen Sie sicher, dass die IT-Abteilung einen klaren Überblick über die IT-Landschaft hat: Wo werden die Daten gespeichert, wie lange werden sie aufbewahrt und wer hat Zugriff auf welche Daten.
• Schulen Sie das IT-Team darin, wie es die Behörden unterstützen soll. Sie müssen wissen, welche Zusammenarbeit vorgeschrieben ist, welche Rechte sie haben und wie sie reagieren können, wenn die Behörden ihre Befugnisse überschreiten oder unverhältnismäßig viele Daten abgreifen.
• Bei einer unerwarteten Arbeitsplatzdurchsuchung beschlagnahmen die Behörden Daten. Es ist wichtig, selbst eine Kopie dieser Daten anzufertigen oder sie von externen Forensikern anfertigen zu lassen. Auf der Grundlage der Informationen, über die die Behörden verfügen oder nicht verfügen, kann eine interne Untersuchung eingeleitet werden. Dies ermöglicht zudem eine Kontrolle der höchst vertraulichen Informationen. Es kann auch notwendig sein, die betroffenen Personen innerhalb der Organisation darüber zu informieren, dass beispielsweise eine Kopie ihrer Mailboxen angefertigt wurde. Es schafft Unsicherheit bei einer Organisation, wenn unklar ist, welche Daten die Behörde besitzt.

Der zeitaufwändigste Teil einer Untersuchung findet nach der Razzia statt. Es muss eine interne Untersuchung über mögliches Fehlverhalten innerhalb Ihrer Organisation eingeleitet werden. Nicht nur die Behörden müssen mit Hilfe von eDiscovery die relevanten Dokumente ermitteln, sondern auch das Unternehmen selbst muss dies tun. Dies wird den Unterschied zwischen Chaos und Kontrolle ausmachen. Mit eDiscovery können Sie effizient relevante Daten finden und eine Strategie für den Umgang mit den Behörden entwickeln. eDiscovery kann auch dazu verwendet werden, sensible oder vertrauliche Geschäftsinformationen in den beschlagnahmten Datensätzen zu identifizieren. Anschließend können konstruktive Gespräche mit den Behörden geführt werden, in denen neue Informationen ausgetauscht und die Entfernung sensibler oder vertraulicher Daten aus dem beschlagnahmten Datensatz beantragt werden kann.

Informationsanfragen

Neben einer Razzia können die Behörden auch Auskunftsersuchen stellen. Die Unternehmen sind verpflichtet, bestimmte Fragen zu beantworten und innerhalb einer bestimmten Frist Informationen zu liefern. Diese Auskunftsersuchen sind zwar weniger störend als Razzien im Morgengrauen, können aber besonders komplex und zeitaufwändig sein. Außerdem sind die Fristen oft knapp bemessen. Durch eine angemessene Beantwortung können langwierige Verfahren, die dem Unternehmen erheblichen Schaden zufügen könnten, vermieden werden.

Bei der Beantwortung solcher Anfragen ist ein strukturierter Ansatz erforderlich. Dies beginnt mit einer gründlichen Analyse der verfügbaren Daten, auf deren Grundlage die Antworten formuliert werden können. Auch wenn es verlockend sein mag, mit dem zu beginnen, was man bereits weiß, kann dies zu einer eingeschränkten Perspektive führen, bei der wichtige Informationen übersehen werden.

Der erste Schritt besteht darin, zu ermitteln, wo relevante Daten gespeichert sind, und diese Daten zu sammeln. Erst dann können die Antworten auf der Grundlage der gesammelten Daten formuliert werden. Dieser Ansatz gewährleistet nicht nur, dass die richtigen Informationen verwendet werden, sondern auch, dass mit Sicherheit angegeben werden kann, wenn bestimmte Informationen nicht verfügbar sind.

eDiscovery kann diesen Prozess unterstützen. Mit eDiscovery können die Daten auf verschiedenen Ebenen verarbeitet, analysiert und bewertet werden. Dies hilft, die Situation vollständig zu verstehen und stellt sicher, dass keine wichtigen Details übersehen werden. Darüber hinaus können Sie mit eDiscovery fortschrittliche Such- und Filtertechniken einsetzen, um schnell die wichtigsten Dokumente zu ermitteln. Dies ist von wesentlicher Bedeutung, da für die Beantwortung eines Informationsersuchens oft nur wenig Zeit zur Verfügung steht. Schließlich ist es wünschenswert, die angeforderten Unterlagen in einem einheitlichen Format zu liefern. Die Behörden legen oft ihre eigenen Regeln für das Format der zu übermittelnden Dokumente fest. Die Nichteinhaltung dieser Regeln kann Konsequenzen haben.

Schlussfolgerung

Eine behördliche Untersuchung kann erhebliche Auswirkungen auf ein Unternehmen haben. Daher ist es wichtig, gut vorbereitet zu sein und unverzüglich richtig zu reagieren. Dies gilt sowohl für Durchsuchungen im Morgengrauen als auch für Informationsanfragen. In beiden Szenarien spielt der Einsatz von eDiscovery eine entscheidende Rolle. Er ermöglicht es den Unternehmen, effizient relevante Daten zu sammeln und eine starke Argumentation aufzubauen.

In diesen Situationen sind Kenntnisse und Fachwissen in den Bereichen forensische Untersuchungen und eDiscovery von entscheidender Bedeutung. Mit Fachwissen in diesen Bereichen wird die Integrität der Daten sichergestellt. Darüber hinaus ist dieses Wissen für die Durchführung gründlicher interner Untersuchungen unerlässlich. Ein systematischer Ansatz stellt sicher, dass ein Unternehmen nicht nur die Anforderungen der Behörden erfüllt, sondern auch die rechtlichen Risiken wirksam steuert und die langfristigen Auswirkungen einer Untersuchung auf das Unternehmen minimiert.

Autoren

Herr Mathieu van Ravenstein, Partner,

Herr Damien van Outryve d'Ydewalle, Direktor und Leiter des Brüsseler Büros,

Frau Michelle Hagoort, Cyber- und eDiscovery-Analystin.